Die CoPiDUS GmbH ist eingetragen

am Amtsgericht Düsseldorf, HRB 67104

USt.-IdNr.

DE280680628

Geschäftsführung

Christine Oefler, Dunja Frisch, Jeroen Brüggemann

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Folgende Vertragsbedingungen werden von der CoPiDUS GmbH, Bürgerstraße 20, 40219 Düsseldorf, (nachfolgend kurz „CoPiDUS“ genannt) dem Kunden überlassen und werden Inhalt der vertraglichen Vereinbarungen:

Vertragsabschluss/Zahlungsbedingungen
1. Der Vertrag kommt durch beiderseitige Unterzeichnung des Auftrages bzw. bei Kaufleuten durch schriftliche Bestätigung des Auftragnehmers zustande. Der Vertrag kommt auch dann zustande, wenn der Kunde eine Anzahlung leistet, die CoPiDUS als solche entgegennimmt, oder CoPiDUS mit der Erfüllung der Vertragsleistungen gegenüber dem Kunden widerspruchslos beginnt.
2. CoPiDUS erstellt eine ordnungsgemäße Abrechnung. Alle Preise für Agentur- leistungen verstehen sich grundsätzlich rein netto, beim Engagement von Kün- stlern über die Agentur zzgl. Künstlersozialabgabe auf Künstlerhonorare gemäß dem von der Künstlersozialkasse festgelegten Sätzen und dem gesetzlichen, in der BRD abzuführenden Mehrwertsteuersatz, auch wenn dies im Einzelfall nicht gesondert vorgesehen sein sollte. Sollte eine Mehrwertsteuer an eine andere staatliche Organisation abzuführen sein, so hat CoPiDUS Anspruch auf Zahlung dieser Steuer. Skonto wird nicht gewährt. Der Gesamtbetrag ist - falls nicht an- ders vereinbart - nach Projektfortschritt fällig:
  - 20 % der Auftragssumme bei Vertragsschluss
  - 20 % der Auftragssumme 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn
  - 40 % der Auftragssumme 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn
  - 20 % der Auftragssumme nach Beendigung der Veranstaltung
  - ein Ausgleich der tatsächlich angefallenen Mehr- oder Minderkosten erfolgt mit der Endabrechnung.
3. Reisekosten, Übernachtungen und Spesen werden nach Aufwand abgerechnet. Flüge innerhalb Europas erfolgen in der Economy-Class, Interkontinental-Flüge in der Business-Class. Bahnreisen erfolgen in der 1. Klasse. Fahrten werden mit dem PKW mit 0,50 €/km, mit dem Kleintransporter mit 0,70 €/km und mit einem LKW ab 7,5 t mit 1,40 €/km berechnet.
4. Alle Aufwendungen und Auslagen von CoPiDUS, die nicht nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung von CoPiDUS zu übernehmen sind, werden nach Aufwand abgerechnet.
5. Alle Leistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung erfasst sind, sind auch dann zusätzlich vom Kunden zu vergüten, wenn CoPiDUS nicht auf Leistungen Dritter zurückgreift, sondern die jeweilige Leistung durch eigene Mitarbeiter ausführen lässt. CoPiDUS ist berechtigt, Arbeiten, die CoPiDUS im Namen und für Rechnung des Kunden an Dritte vergeben kann, durch eigene Mitarbeiter auszuführen und alsdann gesondert mit dem Kunden abzurechnen.
6. CoPiDUS ist berechtigt, bei Zahlungsverzug Mahngebühren und bankübliche Verzugszinsen zu berechnen.
7. Eventuell entstehende GEMA-Gebühren, Gebühren anderer Verwertungsgesellschaften, Künstlersozialabgaben, sowie Energie-, Wasser- und Abfallkosten und die Kosten für eine ausreichende Veranstaltungshaftpflichtversicherung, sowie etwaige Veranstaltungsausfall- und/oder Elektronikversicherung werden vom Kunden übernommen.
Kostenrahmen/Budget
1. Der Kostenrahmen ist unverbindlich veranschlagt.
2. Sollten die voraussichtlichen Kosten um mehr als 20 % überschritten werden, so hat der Kunde das Recht zur Kündigung.
3. CoPiDUS ist verpflichtet, eine Überschreitung des Kostenrahmens um mehr als 20 % unter Hinweis auf das Kündigungsrecht, die Kündigungsfrist und die Folgen eines fristlosen Verstreichens der Kündigung dem Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen, sobald die Überschreitung voraussehbar ist. CoPiDUS wird in diesem Schreiben dem Kunden auch den Betrag nennen, um den der Kostenrahmen voraussichtlich überschritten wird.
4. Macht der Vertragspartner innerhalb von drei Wochen ab Zugang der Anzeige von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, so gilt die Überschreitung als genehmigt, soweit sie den ursprünglichen Kostenrahmen um nicht mehr als 40 % übersteigt. Wird das Kündigungsrecht seitens des Kunden ausgeübt, so stehen dem Kunden gegen CoPiDUS keinerlei Ansprüche zu, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen oder Vereinbarungen dieses Vertrages entgegenstehen. Übersteigen die Kosten den ursprünglichen Kostenrahmen um mehr als 40 %, so kann CoPiDUS den Vertrag kündigen, ohne dass dem Kunden Ansprüche gegen CoPiDUS zustehen, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen oder Vereinbarungen dieses Vertrages entgegenstehen. Kündigt keine der beiden Vertragsparteien, so muss eine neue Vereinbarung, die eine angemessene Erhöhung des CoPiDUS Honorars beinhaltet, getroffen werden.
5. CoPiDUS ist berechtigt, das vereinbarte Honorar, soweit dieses nach dem Zahlungsplan fällig ist, vorweg aus dem Budget zu entnehmen, und zwar auch dann, wenn hierdurch das Budget erschöpft werden sollte.
6. Leistungen, die in den Leistungsbeschreibungen nicht enthalten sind, wird CoPiDUS erst nach vorheriger Abstimmung mit dem Kunden ausführen bzw. in Auftrag geben, wenn die einzelne Leistung einen Kostenbetrag von 10 % des Kostenrahmens überschreitet.
7. Für den Fall, dass die sofortige Erbringung dieser Leistung für die Verwirklichung des vorliegenden Vertrages erforderlich und eine vorherige Abstimmung mit dem Kunden nicht möglich ist, darf CoPiDUS vor Abstimmung mit dem Kunden die Leistung erbringen oder in Auftrag geben, soweit der Kostenrahmen um nicht mehr als 20 % überschritten wird. CoPiDUS müssen in einem derartigen Fall den Kunden nachträglich unverzüglich informieren.
8. Für den Fall, dass eine vorzeitige Erschöpfung des Budgets oder eine Überschreitung des Kostenrahmens erkennbar wird, wird CoPiDUS den Kunden informieren. Dieser ist nach Eingang der Information verpflichtet, den benötigten Betrag unverzüglich einzuzahlen, soweit dieser den Kostenrahmen um nicht mehr als 20 % überschreitet. Wird der Überschreitung des Kostenrahmens um mehr als 20 % zugestimmt oder gilt die Genehmigung hierzu als erteilt, so ist der erforderliche Mehrbetrag unverzüglich nach Erteilung der Zustimmung oder nach Eintritt der Genehmigungsfiktion vom Kunden einzuzahlen.
Durchführung/Organisation
1. Die Durchführung und Ausgestaltung der Veranstaltung erfolgt auf Basis des vorliegenden Konzepts. Wesentliche Veränderungen werden mit dem Kunden abgestimmt.
2. CoPiDUS ist in der Ausgestaltung des Programms und der Auftritte nach Maßgabe des vereinbarten Ablaufplanes frei. Den künstlerischen Weisungen eines Dritten unterliegt CoPiDUS nicht.
3. CoPiDUS ist berechtigt, die vereinbarten Vertragsleistungen einschließlich eines Programms (z.B. beim Ausfall vorgesehener Künstler) und die Versorgung mit Speisen und Getränken zu ändern, soweit hierdurch der Wert der ursprünglich vereinbarten Leistung nicht nachteilig verändert wird.
4. Bei Bereitstellung oder Buchung der Ausstellungs- und/oder Veranstaltungsräume durch den Kunden werden die Örtlichkeiten an den Auf-, Abbau- und Veranstaltungstagen Mitarbeitern und Beauftragten von CoPiDUS für den Auf- bau von Messeständen und Bühnenbauten, Installation von Beleuchtungs- und Beschallungstechnik, sowie für Bühnenproben zugänglich gemacht.
5. Der Abschluss aller zur Durchführung dieses Vertrages notwendigen Verträge erfolgt im Namen und im Auftrag des Kunden. CoPiDUS wird hierdurch vom Kunden bevollmächtigt, alle Verträge, die zur Durchführung und Erfüllung des Vertrages notwendig oder zumindest zweckmäßig sind, im Namen des Kunden abzuschließen. CoPiDUS ist gegenüber Lieferanten, die vom Kunden mit Leistungen für die Veranstaltung beauftragt wurden, im Interesse und im Namen des Kunden weisungsberechtigt.
6. Gegenstände des Kunden (Give-Aways, Banner, Technik etc.) reisen stets auf Kosten und Gefahr des Kunden. Sofern nicht besonders vereinbart, veranlasst CoPiDUS den Versand nach eigenem Ermessen ohne Verantwortung für eine besondere Verpackung oder den billigsten und/oder schnellsten Weg. Gegenstände des Kunden, die zur Leistungserbringung durch CoPiDUS erforderlich sind, müssen zum vereinbarten Termin frei Haus bzw. an den von CoPiDUS an- gegebenen Ort angeliefert werden. Die Rücklieferung dieser Gegenstände erfolgt unfrei ab Einsatzort. Zum Abschluss einer Transportversicherung, deren Kosten der Kunde zu tragen hat, ist CoPiDUS berechtigt, jedoch nicht verpflichtet. Etwaige Transportschäden sind CoPiDUS unverzüglich anzuzeigen. Eventuelle Ansprüche gegen das Transportunternehmen werden auf Verlangen an den Kunden abgetreten.
7. CoPiDUS bewahrt im Rahmen des Auftrags überlassene Unterlagen des Kunden für die Dauer von sechs Monaten auf, wenn dies nicht gegen geltendes Recht verstößt. Bei Überlassung von Originalvorlagen (USB- und Speicherdatenträger, CD-ROMs, DVDs, Blu-Rays u.ä.) verpflichtet sich der Kunde, Duplikate herzustellen. Für Vorlagen des Kunden, die nicht binnen eines Monats nach Beendigung des Auftrages zurück verlangt werden, übernimmt CoPiDUS keine Haftung.
veel - Digitale / hybride Umsetzung von Veranstaltungen/Promotions
1. CoPiDUS ist Inhaberin der virtuellen Eventplattform veel. Die Parteien sind sich darüber einig, dass eine Veranstaltung/Promotion, im Falle von Problemen, die dazu führen, dass der LIVE-Anteil der geplanten Veranstaltung nicht umgesetzt werden darf, z.B.
  - gesetzliche Verbote
  - eine behördliche Anordnung,
  die Veranstaltungen und/oder Menschenansammlungen für den intendierten Veranstaltungszeitraum untersagt,
  die LIVE-Bestandteile der Veranstaltung/Promotion durch CoPiDUS bei gleichbleibender Honorierung in hybride und / oder digitale Elemente umgewandelt werden. CoPiDUS wird bei Eintritt einer derartigen Situation alle Maßnahmen dafür treffen, dass dem Kunden keine unnötigen weiteren Kosten entstehen und etwaig eingebundene Drittunternehmen unverzüglich informieren.
2. Führt die Umplanung auf eine hybride und / oder digitale Inszenierung der Veranstaltung/Promotion zu Mehrkosten, wird CoPiDUS den Kunden hierüber in Kenntnis setzen. Bei Freigabe durch den Kunden sind die kommunizierten Mehrkosten von diesem zu übernehmen. Werden durch die Digitalisierung Agentur- und/oder Drittkosten eingespart, gibt CoPiDUS diese Einsparungen an den Kunden weiter.
3. Veranstaltungen/Promotions, die nach Auffassung beider Vertragsparteien so konzipiert sind, dass sie ausschließlich in Form einer LIVE-Veranstaltung/Live-Promotion funktionieren oder Sinn machen, können in den oben genannten Fällen abgesagt werden. In diesem Fall muss der Kunde lediglich die Kosten tragen, die bei CoPiDUS bis zum Zeitpunkt der Absage bereits angefallen sind (z.B. Planungs-, Stornokosten, u.ä.).
Rücktritt / Unmöglichkeit / Höhere Gewalt
1. Wird die Durchführung der Veranstaltung aus Gründen ganz oder teilweise vereitelt, die der Kunde zu vertreten hat, so behält CoPiDUS den Anspruch auf das vereinbarte Honorar. CoPiDUS wird sich jedoch dasjenige anrechnen lassen, was sie infolge der Befreiung von der Leistung erspart und durch anderweitige Verwendung ihrer Arbeitskraft erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt. Bei Open-Air-Veranstaltungen trägt der Kunde das Wetterrisiko.
2. CoPiDUS ist berechtigt, bei höherer Gewalt (z.B. Gewitter, Sturm, Hagel, Natur- katastrophen) und aufgrund von besonderen Ereignissen (Krieg, Terror, Streik, Epidemien, behördliche Anordnungen etc.) die Veranstaltung zu verkürzen oder abzusagen. Bei Nichterbringung der Vertragsleistung durch CoPiDUS oder ihre Beauftragten infolge höherer Gewalt oder besonderer Ereignisse entfallen alle Ansprüche aus diesem Vertrag. In diesen Fällen behält CoPiDUS hat in diesem Falle Anspruch auf Vergütung der bis dahin erbrachten Leistungen und Hon- oraranteile nach Zahlungsplan und Projektfortschritt, wobei zu den erbrachten Leistungen auch Ansprüche Dritter zählen, die CoPiDUS im Vertrauen auf die Durchführung des Vertrages beauftragt hat. Für die Leistungen von CoPiDUS, die nach der zuletzt fällig gewordenen Rate gemäß Zahlungsplan erbracht wurden, steht CoPiDUS ein dieser Leistung entsprechender Honoraranteil zu.
3. Der Kunde kann jederzeit vom Vertrag zurück treten. Maßgeblich ist der Zugang der schriftlichen Rücktrittserklärung bei CoPiDUS. Bis zum Tag der Veranstaltung kann der Kunde vom Vertrag durch schriftliche Anzeige zurück treten.
4. Bei Rücktritt durch den Kunden kann CoPiDUS angemessenen Ersatz für die get- roffenen Vorkehrungen einschließlich des entgangenen Gewinns und seine Aufwendungen verlangen. An Stelle der konkreten Berechnung der Entschädi- gung für den Rücktritt, kann CoPiDUS unter Berücksichtigung der gewöhnlich ersparten Aufwendungen, folgenden pauschalisierten Anspruch auf Rücktritts- gebühren geltend machen. Die pauschalierten Rücktrittskosten betragen:
  - bis drei Monate vor Veranstaltungsbeginn 30 % des vereinbarten Honorars
  - bis einen Monat vor Veranstaltungsbeginn 60 % des vereinbarten Honorars
  - ab einem Monat vor Veranstaltungsbeginn 90 % des vereinbarten Honorars
  Berechnungsgrundlage ist das mit dem Kunden vereinbarte Honorar zzgl. USt. abzüglich der ersparten Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung etc.). Dem Kunden bleibt unbenommen den Nachweis zu führen, dass im Zusammenhang mit dem Rücktritt keine oder geringere Kosten entstanden sind, als die von CoPiDUS in der Pauschale ausgewiesenen Kosten. Außerdem hat CoPiDUS im Falle des Rücktritts durch den Kunden Anspruch auf alle bis zum Zeitpunkt des Rücktritts im Zusammenhang mit dem Auftrag angefallenen Fremdkosten, Stornogebühren, etc.
Haftung/Versicherung
1. Für Beschädigungen an Personen oder Sachen, die von Mitarbeitern oder Beauftragten von CoPiDUS verursacht worden sind, haftet CoPiDUS nur bei fahrlässigem oder vorsätzlichem Handeln, es sei denn, dass zwingende gesetzliche Regelungen entgegenstehen.
2. Das betriebliche und persönliche Risiko für die ordnungsgemäße Abwicklung der Veranstaltung, sowie die Haftung in vollem Umfange für die Sicherheit der Beauftragten und der eigenen und angemieteten Ausrüstung von CoPiDUS trägt der Kunde. CoPiDUS übernimmt keinerlei Haftung für Schäden gleich welcher Art, die durch Besucher verursacht worden sind. Schwund, Glasbruch und evtl. Kosten, die durch die Beschädigung des Geländes, der Räume oder unterirdischer Leitungen durch die Installation von Bühnen, Messeständen, Zelten etc. entstehen, gehen zu Lasten des Kunden. Gleiches gilt bei der Beschädigung von durch CoPiDUS angemietetem Equipment. Der Kunde ist verpflichtet, eine ausreichend dimensionierte Veranstaltungshaftpflichtversicherung abzuschließen und CoPiDUS auf Verlangen nachzuweisen.
3. Soweit im Rahmen der Veranstaltung die Möglichkeit zur Teilnahme an sportlichen Aktivitäten, Wettbewerben etc. (z.B. Canyoning, River Rafting, Bungee Jumping, Kite-Surfing, Tauchen, Cartfahren, Tontaubenschießen etc.) angeboten wird, wird auf die in der Natur der Sache liegenden üblichen Gefahren hingewiesen. Die Teilnahme an solchen Aktivitäten erfolgt auf eigene Gefahr. CoPiDUS und die involvierten Leistungsträger haften nur dafür, dass sie die der Aktivität innewohnende Gefahr nicht vorsätzlich oder grob erhöhen.
4. Im Falle der schuldhaften Nichterfüllung des Vertrages oder bei schuldhafter Vertragsverletzung haftet CoPiDUS nur bis maximal zur Höhe des vereinbarten Honorars. Die Geltendmachung weiterer Schadensersatzansprüche gegenüber CoPiDUS ist damit ausgeschlossen. Bei schuldhafter Vertragsverletzung des Kunden ist CoPiDUS nicht verpflichtet, die Veranstaltung durchzuführen.
5. CoPiDUS hat die rechtliche Zulässigkeit sowie die fachliche und künstlerische Vertretbarkeit der von CoPiDUS entwickelten Maßnahmen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns eigenverantwortlich zu prüfen. Eine Haftung ist grundsätzlich ausgeschlossen, wenn die CoPiDUS trotz vorgebrachter Bedenken auf Weisung des Kunden die Maßnahmen dennoch durchführen. In diesem Falle hat der Kunde CoPiDUS von Rechten Dritter, die aufgrund dessen gegen CoPiDUS geltend gemacht werden, freizustellen.
6. Soweit CoPiDUS in Erfüllung dieses Vertrages im Namen des Kunden Verträge mit Dritten abschließt, beschränkt sich die auftragsgemäße Tätigkeit auf die Auswahl des betreffenden Vertragspartners und den Abschluss des betreffenden Vertrages unter Wahrung der in diesem Vertrag gesetzten Grenzen. CoPiDUS ist insbesondere nicht verpflichtet, die Durchführung solcher Verträge selbst zu überwachen. Derart von CoPiDUS beauftragte Dritte sind im Verhältnis von den CoPiDUS zum Kunden nicht Erfüllungsgehilfen von CoPiDUS.
Verschwiegenheit/Urheberrechte/Datenschutz
1. Die Vertragsparteien verpflichten sich gegenseitig, über alle geschäftsinternen Angelegenheiten, die ihnen anvertraut oder die ihnen durch ihre Tätigkeit bekannt geworden sind, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren. Diese gelten als Geschäftsgeheimnisse im Sinne von § 2 Ziffer 1 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).
2. Beide Vertragsparteien verpflichten sich, keinem Dritten Auskunft über das vereinbarte Honorar zu geben. Die Vertragsparteien gestatten sich gegenseitig, Pressemitteilungen herauszugeben. CoPiDUS ist in Publikationen auf Verlangen als Urheber und durchführende Agentur namentlich zu nennen.
3. Die skizzierten Ideen und Konzepte bleiben geistiges Eigentum von CoPiDUS. Der Kunde erkennt das uneingeschränkte Urheberrecht an allen von CoPiDUS genannten oder von ihren Beauftragten erstellten Konzepten, Entwürfen, Grafiken, Ideenmaterialien, Zeichnungen und sonstigen Unterlagen an. Auch durch Zahlung eines Honorars gehen die Nutzungsrechte nicht an den Kunden über. Eine Nutzung der Konzepte und Entwürfe durch den Kunden ist nur im Rahmen der vertraglich vereinbarten Zwecke, dem vorgesehenen Zeitraum und dem definierten Geltungsbereich zulässig. Vervielfältigungen bedürfen der ausdrücklichen vorherigen Zustimmung von CoPiDUS. Der Kunde verpflichtet sich, das Konzept weder im Ganzen noch in Einzelteilen inhaltlich Dritten zugänglich zu machen.
4. Videos und Fotos von Veranstaltungen sind für CoPiDUS urheberrechtlich geschützt. Eine Nutzung durch den Kunden ist nur nach vorheriger Zustimmung durch CoPiDUS gegen Vereinbarung einer Lizenzgebühr möglich.
5. CoPiDUS ist berechtigt, die Produktion auf Bild- und Tonträgern jeder Art zu dokumentieren und alle sich aus dem Vertragsverhältnis ergebenden Foto-, Video- und Filmaufnahmen, sowie sonstige technische Reproduktionen zur Eigenwerbung oder zu redaktionellen Zwecken zu verbreiten oder zu veröffentlichen und zwar ohne Einschränkung des räumlichen, sachlichen und zeitlichen Geltungsbereichen. CoPiDUS behält sich ein Einspruchsrecht für eine über den Vertrag hinausgehende Nutzung und Verbreitung von Bild- und Tonträgern jeder Art durch den Kunden oder durch Dritte vor.
6. Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder im Zusammenhang mit dieser, personenbezogene Daten, gleich ob sie von der Agentur selbst oder von Dritten stammen, im Sinne der EU-DSGVO verarbeitet werden. Die Agentur verweist auf ihre Datenschutzrichtlinien. Diese finden Sie unter https://copidus.de/privacy.
Schlussbestimmungen
1. Sollten eine einzelne oder mehrere Bestimmungen des Vertrages unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages im Übri- gen. Die unwirksame Bestimmung ist von den Vertragsparteien durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Sinn und Zweck des Vertrages entspricht.
2. Mündliche Nebenabreden gelten als nicht getroffen. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform.
3. Diese Vereinbarung und das gesamte Rechtsverhältnis zwischen den Vertragsparteien unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
4. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten, die mit diesem Vertrag in unmittelbaren oder mittelbaren Zusammenhang stehen, ist - soweit zulässig - das Amtsgericht bzw. das Landgericht Düsseldorf, unabhängig davon, wer von beiden Vertragsparteien Klage erhebt.